علوم الإدارة

تعريف وأهداف الرقابة الإدارية ومراحلها

مفهوم واهداف ومراحل الرقابة الادارية

تعد الرقابة الإدارية من الميكانيزمات التي يمكن بها توجيه العمل الاداري من الانحراف على تحقيق الأهداف المسطرة له، ومن أساليب تقويم مدى نجاعة الخطط المرسومة والوسائل المسخرة لتحقيقها.

وقبل الخوض في ذلك لابد من تحديد ماهية هذه الرقابة وماهي الاهداف التي تنشدها والمراحل التي تمر بها.

مفهوم الرقابة الإدارية

يصعب تحديد تعريف عام للرقابة الإدارية وذلك لاعتبارات عدة منها:

  • اتساع وتنوع مضامين الرقابة.
  • تعدد وتنوع اهداف الرقابة على اعمال الادارة مما جعل الكثير من يعرف نوع واحد من الرقابة ويهمل الانواع الاخرى.
  • إن تأثير الخلفيات الفكرية والايدولوجية والسياسية والاقتصادية والاجتماعية والعلمية على تعريف الرقابة يجعلها غير موضوعية.

لهاته الاعتبارات تبرز مدى صعوبة تعريف الرقابة تعريفا علميا دقيقا وموضوعيا جامعا ومانعا.

ولهذا من الضروري التعرض لجملة من التعاريف بغية تسليط الضوء على المعنى، من اجل محاولة ازالة الصعوبة التي تقف امام اعطاء المصطلح تعريفا جامعا مانعا وتقريب المعنى العام للباحث ومن تلك التعاريف:

  1. الرقابة هي وظيفة تقديم التوجيه وفقا للخطة.
  2. الرقابة هي العمل على بقاء المتغيرات عن الأهداف ضمن الحدود المسموح بها.
  3. الرقابة انها قياس وتصحيح انجاز المرؤوسين للتأكد من أهداف المنظمة والخطط التي صممت لبلوغها قد تمت.
  4. تقوم الرقابة في المشروع على التحقق مما إذا كان كل شيء يسير وفقا للخطة الموضوعة والتعليمات الموجهة وبالاستناد إلى القواعد المقررة، واما موضوعها فهو بيان نقاط الضعف والاخطاء من اجل تقويمها ومنع تكرارها.
  5. الرقابة هي المراجعة الاعمال للتأكد من مطابقة تنفيذها على المقاييس موضوعة وذلك لاكتشاف الأخطاء او نقاط الضعف والعمل على تصحيحها في حينها.
  6. الرقابة هي مجموعة من العمليات التي تضمن جمع البيانات وتحليلها وتشخيصها للوصول إلى نتائج تقوم بها اجهزة معينة للتأكد من تحقيق المشروع لأهدافه بكفاية، مع اعطاء هذه الأجهزة سلطة التوجيه باتخاذ القرارات المناسبة.
  7. هي تلك العملية التي تتضمن كل الأعمال الاقتصادية والاجتماعية والقانونية والادارية، وكذا كل الاجراءات القانونية والقضائية والفنية والشروط والمعايير والمراحل والنظم والأساليب المختلفة بكفاءة وفعالية لحماية المصالح العام للامة والدولة وحقوق وحريات الانسان والمواطن.
  8. الرقابة هي اجراء التسيير الذي يسمح للمسير بتقدير مردودية النشاطات المسؤول عنها، وذلك بمقارنة النتائج المتحصل عنها مع الأهداف المسطر واتخاذ الاجراءات اللازمة والمصححة في الحالات التي يراها غير مرضية.

وتأسيسا على ما تقدم تظهر مجموعة التعاريف بانها تتفق على بعض المحاور، بحيث تفترض اصلا وجود نظام اداري قائم ويمارس نشاطا يؤدي الى تحقيق الهدف.

إقرأ أيضا:تعريف، أهمية واستراتيجيات الحكومة الالكترونية

وهدف هذه الرقابة اكتشاف الانحراف في وقت تستطيع فيه بعض الجهات المسؤولة ان تصحح الخطأ او تصحيح المقاييس إذا كان الانحراف بسبب ضعف المقاييس، وذلك حتى لا يستقر الانحراف او الضعف وتتمكن الادارة من الوصول الى الأهداف المسطرة.

وبذلك فان هذه التعاريف تدل على انه لا يوجد معنی دقيقا للرقابة اي مصطلحا جامعا ومانعا، ومع ذلك فان هدفها الأساسي هو تقويم الخطأ والانحراف من اجل تفادي كل المعوقات والحواجز التي تقف أمام تنفيذ ما تتوخاه وتصبو اليه المجموعة بصفة عامة والادارة بصفة خاصة.

أهداف الرقابة الإدارية

إذا كانت عملية الرقابة وظيفة حيوية في الدولة القانونية التي تضعها في مكانة مرموقة بين وسائل تسيير دواليب الادارة والحكم بصفة عامة، وحتى لا تحيد عن الهدف الذي وجدت من اجله وان تحقق النجاح المنشود. فان ذلك يتطلب قدرا مناسبا من الحكمة والرزانة الى جانب الإلمام بالنواحي النفسية والانسانية للقائمين بالعمل.

ولذلك فان العملية الرقابة اهداف تصبوا اليها من اجل الوصول إلى الغايات المسطرة ومن هذه الأهداف:

  1. هدف المحافظة على المصلحة العامة للامة والدولة في كافة مفاهيمها ومضامينها. الحضارية والسياسية والاقتصادية والاجتماعية والادارية والقضائية من كافة مصادر الفساد والبيروقراطية والانحراف والاستغلال والتبذير.
  2. حماية شرعية العمل العام سواء من الناحية السياسية والاقتصادية والقانونية من كافة مخاطر وأوجه عدم شرعية العمل العام.
  3. التأكد من ان القوانين منفذة وأن قرارات السلطة التشريعية والسلطة القضائية محترمة وأن العمل التنفيذي يسير في إطار القانون.
  4. اكتشاف الأخطاء وسوء التصرف وحالات الانحراف وان الموظفين يتصفون بالنزاهة والأمانة.
  5. التأكد من أن البرامج المسطرة يتم تطبيقها وفقا للخطة المقررة وفي الحدود المرسومة وإن الاعتمادات المالية تنفق فيما خصصت من اجله.
  6. الحيلولة دون وقوع المفارقات والأخطاء والسعي على تقليص المخالفات او كل وما من شأنه أن يؤدي إلى زيادة الشقة بين ما هو كائن وما ينبغي أن يكون.
  7. تحقيق وحماية اخلاقيات الدولة والعمل العام للأمن ولا يكفي أن تعمل مؤسسات الدولة المختلفة في نطاق دولة القانون وفي نطاق حماية المصلحة العامة، والحفاظ على كيان الدولة وضمان سير المؤسسات، وذلك بالحفاظ وحماية أخلاقيات الدولة بمعني اخلاقيات الحكم وليست اخلاقيات العامة بالمفهوم الفلسفي او الديني بل العلمي باحترام قيم الأمة.
  8. حماية النظام القانوني والحضاري والأخلاقي لحقوق الانسان والمواطن بكافة الوسائل والاساليب الوقائية والدائمة والعلاجية.
  9. التأكد من أن جميع الخدمات تقدم للجميع بدون تفرقة وبأقل قدر من الإجراءات الادارية، مع احترام جميع النصوص القانونية.

ومن هذه الأهداف يتضح أن الهدف الأساسي ليس ردعيا بالضرورة، وانما هو المحافظة على حسن سير العمل الاداري من اجل الوصول الى الأهداف المسطرة، والمحافظة على المصلحة العامة دون التأثير أو اعاقة العمل الإداري.

إقرأ أيضا:بحث كامل حول اتخاذ وصنع القرار الإداري

والرقابة المبنية على أسس علمية تؤدي إلى الكشف عن الاخطاء ان وجدت او تجنبها وذلك باتخاذ جميع السبل والوسائل، واتخاذ التدابير اللازمة التي تمنع وقوعها.

او من خلال هذه الأهداف تظهر أهمية الرقابة فيما تقدمه من نتائج، يتم على اساسها تحقيق المزيد من النظام ومن التنسيق، كما يتم على اساسها مراجعة التنظيم او زيادة الاهتمام بشؤون الأفراد أو بتنمية المهارات الفنية لدى الموظفين بالتوجيه أو الاشراف أو بالحوافز او بترقية العلاقات الانسانية أو العامة.

كما تنمي لدى الموظفين الوعي بالمسؤولية وحثهم على اداء اعمالهم بإتقان واخلاص، وتعلمهم القيام بالمراقبة والمراجعة الذاتية اليومية والدورية مما يؤدي الى تحكم أفضل في المعطيات وتقديم معلومات صحيحة وعمل متقن بأنجع الطرق وبوسائل اقل تكلفة وفي أقصر مدة.

مراحل عملية الرقابة الإدارية

أن عملية الرقابة لا تنصب على العمل الإداري بطريقة عشوائية، وانما هناك طرق علمية يجب اتباعها حتى لا تؤدي إلى نتائج عكسية، وبذلك وضع لها علماء الادارة العامة مراحل يجب أن تمر عليها حتى لا تفقد مصداقيتها، ومن هذه المراحل:

1- مرحلة وضع المعايير ومقاييس الرقابة:

ان عملية الرقابة على اعمال الادارة العامة إذا لم تتحقق وتنجز على اساس مقاييس محددة مسبقا، فإنها ستكون رقابة غير عادلة وغير موضوعية وبالتالي غير فعالة.

إقرأ أيضا:تعريف نظرية النظم ومدخلاته ومخرجاته

وأن هذه المقاييس تكشف عن الاهداف والسياسات والاجراءات المقررة للعمل المراد انجازه، وذلك لأن قياس أداء العمل الذي يتحقق فعلا سوف يجري بالاستناد الى المقاييس الموضوعة.

وحتى تكون تلك المقاييس محققة للغرض من الرقابة، يجب أن تراعى فيها جملة من الاعتبارات، كان تكون هذه المقاييس متلائمة مع الأهداف، وأن تكون مفهومة لدى من تهمهم العملة الرقابية أو القائمين بها، أي يكون المراقبون عارفون بالنتائج المطلوب منهم تحقيقها حتى لا يقعون في لبس وغموض.

وان نجاح هذه المقاييس يتطلب وضعها على شكل معايير، ككمية العمل او كمية معينة من الانتاج المطلوب انجازه ومستواه النوعي والزمن اللازم لأدائه، أو يمكن قياس العمل بوحدات نقدية كرقم تكاليف الوحدة من منتجات المشروع او تكاليف اليوم او تكاليف الشهر او مبلغ الايرادات المتحقق من بيع الانتاج او ارقام الاستثمارات وارقام التكاليف.

اما الحالات التي يتعذر فيها تحويل المقاييس على شكل معايير او وحدات أو ارقام، فان الرقابة تجد الكثير من الصعوبات خاصة بالنسبة للأعمال غير قابلة للقياس.

وهذه الأعمال هي التي لا تنتهي بوحدات عمل محسوسة، مثال ذلك رفع الروح المعنوية لدى الموظفين، تطوير العلاقات العامة، الخدمات الاستشارية وغيرها من النشاطات التي تحتاج الى مجهود ذهني.

في التعليم مثلا هل تكون وحدة القياس عدد التلاميذ ام عدد الناجحين ام نسبة النجاح، وفي القضاء هل تكون الوحدة عدد القضايا التي يتم الفصل فيها ام المدة التي تستغرقها كل قضية، وفي الخدمة الطبية هل تكون الوحدة عدد المرضى بالمستشفى ام متوسط مدة بقاء المريض فيها ام عدد المرضى الذين يعالجهم الطبيب يوميا، وفي مثل هذا النوع من الأعمال يمكن احيانا وضع بعض المعدلات غير الملموسة لقياس الانجاز، كمراقبة النتائج المحققة من برامج التدريب وعدم حصول الاضرابات، وحماس الموظفين في اداء اعمالهم.

اما بالنسبة للنشاطات المتكررة والتي هي عرضة لذبذبات تجعلها قابلة للقياس النسبي فقط وذلك باستخدام الاحصائيات، الى جانب ذلك هناك نشاطات غير قابلة للقياس على الاطلاق، لأنها متنوعة المظاهر وغير منتظمة وتتضمن دائما مشكلات جديدة كأنشطة المحامين والفنيين.

ومن ذلك يتضح مدى أهمية وضع مقاييس دقيقة وواضحة بعيدة عن الغموض وممكنة الاستعمال من اجل تقويم النشاط الاداري الذي تنصب عليه عملية الرقابة.

وإذا لم تكن كذلك فلا تكون هناك جدوى من عملية الرقابة، حيث يصعب اعتماد المعايير او المقاييس التي تعتمد كمقياس الأداء النشاط الاداري، خاصة إذا كانت تلك المقاييس تتطلب مكنات وقدرات فائقة او تتطلب وسائل كبيرة لتحقيقها، وبالتالي تؤدي الى نتائج غير مقنعة وغير منطقية.

2- مرحلة قياس الأداء العام لنشاط الادارة:

ان المرحلة الثانية في اداء وظيفة الرقابة هي قياس او تقييم الأداء الفعلي الذي تحقق اثناء اداء الادارة لنشاطها، وينتج ذلك عن اجراء عملية المطابقة والمقابلة والمقارنة بين ما هو مطلوب القيام به من العمل العام وما هو ناتج فعلا من هذا العمل.

ويجب أن يتحقق ذلك في ظل قواعد وشروط واساليب الدقة والفطنة والموضوعية والتجرد، وكذا التحاليل والاستنتاج لاكتشاف الأخطاء أو الاجراءات او التعرف على الابداعات والنجاحات وترتيب النتائج.

وان تقييم الأداء لا يقتصر على التقييم الفعلي الذي تحقق وقت التقييم، بل من: الضروري أن يتناول الأداء المتوقع، ولهذا من الممكن ان يعمل على تقييم الكميات المتوقع استهلاكها من عناصر الانتاج كما هو الحال في المشاريع الاقتصادية، او كمية الأرباح المتوقع الحصول عليها.

ويعود سبب ذلك إلى أن الرقابة الادارية عليها أن تكشف الانحراف وتعمل على تصحيحه قبل وقوعه، حتى لا يحتمل المشروع النتائج السيئة المترتبة عن ذلك.

كما أن نجاح مرحلة قياس الأداء يعتمد على مدى وضوح المقاييس المستخدمة والتي تم اختيارها، لأنه كلما كانت واضحة ومفهومة كلما كانت عملية القياس سهلة.

وللقياس اهمية كبيرة سواء بالنسبة للموظفين القائمين بالعمل الإداري من حيث ترقيتهم وتأديبهم، أو بالنسبة للعمل المنجز من حيث تقدير الكيفية التي انجز بها والنتائج المحققة عنه. والى جانب ذلك فان وظيفته الأساسية ليس الكشف عن الانحرافات فقط بل التنبؤ بها كذلك، وتعتبر هذه المرحلة تمهيدية للمرحلة التي تليها.

3- مرحلة الكشف عن الانحراف وتصحيحه:

تعد هذه المرحلة مهمة جدا للقائم بعملية الرقابة او بالنسبة للجهة التي طلبت هذه الرقابة، وبذلك فالغرض هو الكشف عن الانحراف وتصحيحه قبل أن يستقر وقبل أن يتحمل المشروع او الادارة نتائجه.

وكلما كان الاسراع في الكشف عن الانحراف في الوقت المناسب كان تصحيحه يتم بشكل أفضل وأسلم، واستطاعت الرقابة في نفس الوقت أن تحقق هدفها بشكل جيد،

معنى ذلك أنه من الضروري أن تتحقق هذه المرحلة في وقت مبكر. وعندما تكون المقاييس المقررة واضحة وجيدة ومتناسبة مع الغرض المقصود من الرقابة، فان قياس الأداء يكون بشكل صحيح وان اجتياز هذه المرحلة سوف يكون سهلا وسريعا.

اما بالنسبة لتصحيح الانحراف فانه يقتضي أن يتم الإبلاغ عن الانحراف الى الشخص. الذي يستطيع اتخاذ اجراء ما تجاه الانحراف الذي ظهر.

وبذلك يتم تبليغ الى الموظف القائم بالعمل والى المشرف عليه وكذلك الى الفنيين الذين يضعون المعدلات ويعدون التقارير عن الانجاز، ويجب أن يتم التبليغ في أقرب وقت حتى يكون من اليسير الكشف عن اسباب الانحراف التي قد يصعب التعرف عليها إذا مضى عليه زمن طويل.

كما أن التبليغ الفوري يسمح بسرعة إصلاح الخطأ وتفادي تراكم الخسائر، وعادة ما يكون التبليغ عن طريق اعداد تقرير يبين نتائج القياس ويبلغ الى من يعنيهم الامر، وان كان يصعب التوفيق بين الدقة والسرعة في اعداد التقرير، لأن إعداد تقرير علمي يحتاج الى تقييم دقيق للنتائج، والتقييم الدقيق للنتائج يحتاج بدوره إلى وقت طويل.

وبعد التبليغ تبدأ عملية علاج الانحراف وذلك بالكشف عن اسبابه والبحث عن وسائل علاجه، ويتخذ العلاج صورا مختلفة مثل تعديل الأهداف، تعديل الخطط، اعادة توزيع الواجبات، توضيح الواجبات، زيادة عدد الأفراد والاهتمام باختيارهم، تحسين طرق العمل، اقامة فترات تدريبية وتكوينية للموظفين، الاهتمام بالحوافز، رفع شبكة الاتصالات.

ومن ذلك فالرقابة الفعالة هي التي لا تكشف فقط عن الانحراف الذي وقع، بل في اتخاد اساليب العلاج التي تحول دون وقوعه اي ان تكون رقابة بالمبادرة تدرك في اللحظة المناسبة ان انحرافا ما سوف يقع إذا لم تتخذ الاجراءات ا فورا.

4. مرحلة بناء النظام أو السياسية على النتائج المتحصل عليها:

وفي هذه المرحلة تخلص الجهة التي بادرت بعملية الرقابة بدراسة النتائج وتجسيد نظام يتجنب كل الهفوات التي يمكن أن تحدث، ويتخذ العلاج اللازم سواء بتعديل نظام سير العمل، أما بإرساء نظام جديد، يعمل بنسق يقوم على عدة اعتبارات انسانية أو مادية، كتوفير المعدات المتطورة او رسكلة الموظفين كوسيلة من وسائل العلاج، ومهما بلغت درجة دقة نظام العمل أو يحتاج في كل وقت للتحيين والتجديد ومسايرة الأساليب الجديدة التسيير والمبنية على اسس عملية.

وفي كل الأحوال فان الامر لا يستقر على نظام وحيد للرقابة غير قابل للتعديل، فتغير طرق التسيير نتيجة للدراسات المتقدمة في علم الادارة، تجعل القائمين على الادارة التفكير دوما في نظام رقابي فعال يتلاءم ويتوافق مع كل انماط طرق التسيير.

السابق
مراحل تطور الحكومة الالكترونية ومبادئها
التالي
وسائل ومتطلبات الرقابة الفعالة ومعوقاتها

اترك تعليقاً