أفكار ومشاريع

كيفية ومحددات تقييم المشاريع الاستثمارية

عملية الترقية في ادارة الموارد البشرية

من أجل ضمان نجاح المشروع، تبرز الحاجة إلى إجراء عمليات تقيم دورية للمشروع، بهدف التأكد من أن العمل يتم إنجازه کما هو مخطط له. وحتى لو تم جمع بيانات عن التكاليف، والجداول الزمنية، والعمل الذي تم إنجازه، فإنه يجب التخطيط للقيام بمراجعات محددة، للرجوع إليها، وإلقاء نظرة فاحصة على المشروع، للتأكد من أن كل شيء يسير وفق ما هو مطلوب.

والمشروع بمثابة رحلة، كما أن خطط المشروع (هيكلية تجزئة العمل، والجداول الزمنية، وتقارير الكلفة) بمثابة خارطة طريق تساعد أعضاء الفريق على قياس وتحديد موقعهم على وجه الدقة. أما عمليات مراجعة المشروع فهي تشبه نقاط التفتيش المنتشرة على طول الطريق، للتأكد من أن المشروع يسير على مساره الصحيح. فإذا انحرف المشروع عن مساره الصحيح، سرعان ما تعمل المراجعة على تحديد الانحراف، وتساعد على إجراء التعديل المناسب.

كذلك، فإن عمليات مراجعة المشروع تساعد في تحفيز أعضاء الفريق، والزبائن، والعملاء. فعمليات التقييم تقدم التغذية الراجعة، التي تساعد الجميع على مواصلة التركيز على أهداف المشروع. فالناس يعملون بشكل أفضل عندما يعرفون أنهم يتقدمون باتجاه الهدف، وتعمل التغذية الراجعة الجيدة على مساعدتهم على البقاء ملتزمين ومتحفزين، وعلى تحقيق النجاح.

موعد تقييم المشروع

عادة، يتم تقييم عمل المشروع باستخدام أربع طرق هي: المراجعة المستمرة، والفحوصات الدورية، وتقييمات الأحداث الهامة، والتدقيق الختامي للمشروع. وفيها يلي عرض لكل طريقة من هذه الطرق:

إقرأ أيضا:مفهوم التغيير التنظيمي، أنماطه ومجالاته

1- المراجعات المستمرة: يجب أن تتم مراجعة العمل في المشروع بشكل مستمر من قبل أعضاء فريق المشروع، وذلك كجزء من برنامج تأكيد الجودة المستمر. ومع أن آخرين يقومون بعمليات فحص الجودة في نقاط تدقيق معينة، فإن مسؤولية الجودة تقع على عاتق العاملين. ولذلك، فإن من الواجب عليهم أن يشعروا بالالتزام بإنجاز العمل بجودة عالية، حتى لو لم يكن هناك من سيقوم بعملية الفحص. الجودة يجب أن تكون موجودة ومجسدة في المشروع منذ البداية، لأنه لا يمكن فحصها لاحقا.

ويجب على المراجعة المستمرة أن تضمن أن المعايير المتضمنة في وثيقة مجال المشروع يتم تطبيقها في العمل، خاصة وأنها تشتمل على تعليمات السلامة، وقضايا الأمان، ومتطلبات الترخيص، واعتبارات البيئة، والمتطلبات القانونية. كما يجب أن تضمن المراجعة المستمرة أن الأموال يتم استغلالها وفقا لمبادئ موضوعة، وأن بيانات المشروع الأخرى، مثل بيانات الجداول الزمنية، يتم إعداد التقارير الخاصة بها بشكل

الفحوصات الدورية: يجب على كل من قادة الفرق، أو مشرفي الوحدات الوظيفية، أو مفتش الجودة أن يقوموا بمراجعة عمل الفريق، دوريا، للتأكد من أنه يتم تحقيق أهداف المشروع. ويمكن أن تتم هذه المراجعة يوميا، أو أسبوعيا، أو شهريا، وذلك طبقا لاحتياجات المشروع. ولأنه من غير العملي وغير المعقول أن يتم فحص كل جزء من العمل الذي تم إنتاجه، فإنه يجب أن يتم تحديد، ومنذ بداية المشروع، ما الذي سيتم فحصه، وعدد مرات الفحص.

إقرأ أيضا:أشكال النقود الالكترونية

2- تقييمات الأحداث الهامة: هناك تقييمات للمشروع إضافية يجب أن يتم القيام بها عند الوصول إلى أحداث هامة، مثل اختتام كل مرحلة رئيسية من مراحل المشروع. ويتم استخدام هذا التقييم، عادة، من أجل المصادقة رسميا على أن كل العمل المقرر إنجازه وفق الجدول عند تلك المرحلة من المشروع، قد تم إكماله طبقا للمواصفات.

3- التدقيق الختامي للمشروع: يجب القيام بعملية تدقيق نهائي عند اختتام المشروع، بهدف التأكد من أن كل شيء قد اكتمل حسب موافقة كل من – العميل، والزبون، وفريق المشروع. ويقدم هذا التدقيق معلومات يمكن استخدامها عند اختتام المشروع وقبوله. وهو أيضا مناسبة لجمع الدروس المتعلمة خلال فترة إنجاز المشروع، وتوثيق هذه الدروس: ما الأمور التي قمنا بها بشكل صحيح؟ ما الذي يمكن تحسينه؟ ما الذي يمكن تعلمه من هذا المشروع للمساعدة في المشاريع القادمة؟

محددات تقييم المشروع

إن كل واحدة من أدوات تقييم المشروع، المذكورة آنفا، يجب أن تأخذ بالحسبان الاعتبارات التالية:

1. جودة العمل: يفترض في كل عملية تقييم أن تعمل على مراجعة ما تم إنجازه من العمل، بهدف التأكد من أنه قد أنجز طبقا للمواصفات، خاصة وأن العقد المبرم بشأن المشروع يتضمن مجال المشروع، ومواصفات الجودة التي يجب تحقيقها. كذلك، يجب أن تحدد عملية التدقيق ما إذا كان قد تم الحفاظ على الجودة بشكلها المناسب، أو أنها قد حدثت بشأنها تسوية ما لکي تتحقق أهداف الجدول الزمني والكلفة.

إقرأ أيضا:تعريف وظيفة الإنتاج

2. أداء الفريق: يعرف المتابعون للأنشطة الرياضية أن أعضاء تلك الفرق يقومون، عادة وبشكل دوري، بمشاهدة أفلام تصور المباريات التي خاضوها، وذلك بهدف تقييم أدائهم، ومعرفة المجالات المطلوب منهم تحسينها. وبدون القيام بهذا النوع من المراجعة، فإن أداءهم سيكون غاية في السوء.

والأمر نفسه ينطبق على فريق المشروع، الذين يحتاجون دائما إلى القيام بعملية تقييم المعرفة ما إذا كانوا ينفذون ما هو موكول إليهم بأقصى ما يستطيعون من الجودة. ومثل هذه المراجعات يمكن القيام بها من قبل أعضاء فريق المشروع، أو من قبل مدير المشروع، أو من قبل مدقق مستقل.

كذلك، يمكن القيام بتدقيق أداء الفريق من خلال المقارنة مع الأداء الماضي. فإذا كان يتم جمع البيانات المتسقة على مدار الوقت، فإن المراجعات الدورية لهذه البيانات تقدم تأريخا يمكن مقارنة الأداء الحالي معه. ومن المؤكد أن هذه المقارنة على مدار الوقت، سوف تبين ما إذا كان أداء الفريق موضع تحن أو تدن.

3. حالة المشروع: تعمل مراجعة حالة المشروع على مقارنة النتائج المخططة مع النتائج الفعلية المتحققة، وبيان الانحرافات. وهي بمثابة تقرير عن أي انحرافات تحدث في الجدول الزمني، أو الكلفة، أو المجال، أو الأداء، أو ما إذا كان من المحتمل أن يظهر مثل هذا الأمر في المستقبل. ويجب أن تولى الأنشطة الواقعة على المسار الحرج اهتماما خاصا، لأن أي تأخير في هذه الأنشطة سيتسبب في تأخر المشروع، ما لم يتم إكمال الأنشطة التالية خلال وقت أقل مما هو مجدول زمنيا. كذلك، يجب القيام بمراجعة خاصة للأنشطة ذات المخاطرة العالية. وخلاصة القول: إن تحديد المشكلات والتخفيف منها مبكرا يعمل على الحد من أثرها على المشروع.

السابق
كيفية ومراحل تشكيل وتطوير فريق عمل ناجح
التالي
خطوات اتخاذ القرارات الجماعية، مزاياه وعيوبه

اترك تعليقاً