عالم التقنية

مفهوم ووظائف نظام المعلومات الإنتاجي

قواعد البيانات

ماهية نظام المعلومات

يمكن تعريف نظام المعلومات في إطاره الضيق هو كل نظام للتسجيل والاسترجاع، بينما في إطاره الواسع والشامل فهو يعتبر:” مجموعة من الأفراد والتجهيزات والإجراءات والبرمجيات، وقواعد البيانات تعمل يدويا أو أوتوماتيكياً أو آلياً على جمع المعلومات، وتخزينها ومعالجتها، ومن ثم بثها إلى المستفيد“.

يمكن اعتباره كصورة مبسطة للمنظمة ومحيطها، هذه الصورة يجب أن تبين:

  • هيكلة النظام؛
  • تطور النظام (من خلال الأنشطة)؛
  • أنشطة النظام.

يكون دوران المعلومات في إطار نظام المعلومات حسب عدة قنوات، قد تكون قنوات رسمية تظهر من خلال الهيكل التنظيمي للنظام، أو غير رسمية لا تظهر في الهيكل التنظيمي للنظام، دوران المعلومات يعبر عنه كمخطط للمعلومات.

يضم نظام المعلومات حول التدفقات (منتوج مخزن، منتوج مباع،)، العالم الخارجي (زبائن، موردين، تنظيم المؤسسة، القيود القانونية، قوانين، تنظيمات،).

تعريف نظام المعلومات الإداري

لقد أطلق الباحثون في ميدان أنظمة المعلومات مصطلحات مختلفة على نظام المعلومات الإداري، مثل: ” نظام معالجة المعلومات”، أو “نظام معالجة البيانات”، أو “إدارة موارد المعلومات” أو بكل اختصار “نظام المعلومات”. ولكن هذه المصطلحات برغم اختلاف تسمياتها إلا أنه تتقارب في مفاهيمها ومعانيه، بل وتكاد تتطابق عند بعض المؤلفين، وهذا ما يمكن التماسه من خلال التعاريف التالية: 

إقرأ أيضا:بحث حول الإعلان (تعريفه، أهميته، وأنواعه)
  • نظام المعلومات هو مجموعة من الإجراءات التي يتم من خلالها تجميع (أو استرجاع)، تشغيل، تخزين، ونشر المعلومات بغرض دعم صنع القرار وتحقيق الرقابة في المنظمة.
  • نظام المعلومات عبارة عن تجمع للأفراد، أدوات ومعدات تشغيل البيانات، ووسائل الإدخال والإخراج، ومعدلات الاتصال، وذلك لإمداد الإدارة والعاملين من خارج الهيئة الإدارية بالمعلومات الدقيقة والشاملة المرتبطة باحتياجات هذه الفئات، وفي التوقيت المناسب لتخطيط وتشغيل ومراقبة عمليات المنظمة.
  • نظام المعلومات هو النظام الذي يستخدم الأفراد وإجراءات التشغيل، ونظم المعالجة المختلفة لتجميع وتشغيل البيانات وتوزيع المعلومات في المنشأة حيث احتياجات المستفيدين.
  • نظم المعلومات الإدارية هي نوع من أنواع أنظمة المعلومات المصممة لتزويد إدارتي المنظمة بالمعلومات اللازمة للتخطيط والتنظيم والرقابة على نشاط المنظمة، أو لمساعدتهم على اتخاذ القرارات.
  • نظم المعلومات الإدارية هي النظم الرسمية وغير الرسمية التي تمدّ الإدارة بمعلومات سابقة وحالية وتنبيهه في صورة شفوية أو مكتوبة أو مرئية للعمليات الداخلية للمؤسسة الدقيقة والواضحة، وفي إطار الوقت المناسب لمساعدتهم على إنجاز العمل، والإدارة واتخاذ القرارات.

إن تحليل التعاريف السابقة، يمكن أن نستخلص أن نظام المعلومات الإداري يمكن أن يكون نظاماً رسميا يجمع ويوزع المعلومات وفق برامج وقنوات محددة (الاجتماعات الرسمية، الخطابات…)، أو نظاماً غير رسمي يجمع ويوزع المعلومات عبر قنوات غير رسمية (مثل الاتصال الشخصي غير الرسمي…).

إقرأ أيضا:تعريف النقود ووظائفه

كما يجب أن تكون هناك أهداف يسعى نظام المعلومات الإداري إلى تحقيقا، وذلك باستعمال وسائل يدوية (القلم والورق) أو آلية (الحاسوب وملحقاته)، أو أنظمة تحليل وبرمجيات حديثة، وهذه الأهداف تتمثل أساسا في مساعدة الإداريين في أداء أعمالهم (مثل المراقبة، المتابعة، والتنسيق…)، ومساعدة المديرين في اتخاذ قراراتهم.

إن هذا النموذج يوضح بدقة موارد النظام المعلومات الإداري، المتمثلة في البيئة الخارجية ونظام المنظمة الطبيعي، هذه الموارد تمده بمدخلات (البيانات) يعالجها ويبعثها على شكل مخرجات (معلومات) تساعد الإدارة في أداء أعمالها واتخاذ قراراتها.

مفهوم نظام المعلومات الإنتاجي

يجب أن نفرق بين نظام الإنتاج ونظام المعلومات الإنتاجي، فنظام الإنتاج هو النظام الطبيعي المسؤول عن تحويل عناصر الإنتاج الرئيسية (المواد الأولية، رأس المال، اليد العاملة، الأرض) إله منتجات (سلع مادية) ذات قيمة منفعية واقتصادية أعلى مما كانت عليه قبل التصنيع.

أما نظام المعلومات الإنتاجي، فهو ذلك النظام الذي يزود إدارة الإنتاج والإدارة العليا وغيرها من الأنظمة المرتبطة بها، بالبيانات والمعلومات والحقائق المتنوعة، وذلك من أجل المساعدة على اتخاذ القرارات المتعلقة بنشاطاتهم المختلفة مثل:

  • تصميم المنتج
  • تخطيط وتنفيذ العمليات الإنتاجية
  • مراقبة عمليات الإنتاج
  • مراقبة الجودة.

وظائف نظام المعلومات الإنتاجي 

إن مخرجات نظام معلومات الإنتاج هي المعلومات التي تلبي حاجات إدارة الإنتاج في اتخاذ قراراتها المتعلقة بمجالات التصنيع الرئيسية، وهي تصميم المنتج، عمليات الإنتاج والرقابة على الجودة، بالإضافة إلى المعلومات تشكل مدخلات لنظم المعلومات الأخرى.

إقرأ أيضا:معنى نظم وشبكات الاتصالات
  • على مستوى تصميم المنتج: يعد تصميم المنتج نقطة الانطلاق الأولى في مراحل عملية التصنيع، حيث تحدد هذه المرحلة المواصفات الفنية والجمالية والنهائية للسلعة. ونظراً للتطور الهائل في حوسبة هذه المرحلة فإن عمليات التصميم أصبحت في معظمها محوسبة، وظهر جيل جديد من البرمجيات يدعى: التصميم بمساعدة الحاسوب.
  • على مستوى الإنتاج: وهي المرحلة التي يتم فيها تحويل المواد الأولية إلى سلع نهائية قابلة للاستهلاك، أو سلع نصف مصنعة، وذلك من خلال إجراءات وعمليات تحويلية في مراحل وخطوات متتابعة، وهنا تتجلى أهمية نظام معلومات الإنتاج من خلال ضبط جدولة الإنتاج (كماً ونوعاً)، وكذلك الرقابة على المخزون من مواد أولية أو مواد مصنعة، وتحديد مستويات المخزون التي يجب إعادة الطلب عندها.
  • على مستوى رقابة الجودة: تعتبر اليوم القرارات المتعلقة بالجودة من أهم قرارات الإنتاج، وخاصة مع انتشار مفاهيم الجودة الشاملة، والأيزو وغيرها، وتبدأ عمليات الرقابة على الجودة من لحظة إعداد شروط توريد المواد الأولية واستلامها وتخزينها، ولا تنتهي إلا بعد الحصول على تقارير مخرجات نظم معلومات التسويق عن مدى مقابلة السلع لحاجات الزبائن.
  • على مستوى التكلفة: تعد الجودة والتكاليف توأمة العملية الإنتاجية، فالعلاقة بينهما عادة ما تكون عكسية (تخفيض التكاليف مع تحسين الجودة)، وهذا ما يسعى نظام المعلومات الإنتاجي إلى تحقيقه عن طريق إلغاء الوقت الضائع، والجدولة الدقيقة للإنتاج.

مكونات نظام معلومات الإنتاج

تخطيط الاحتياجات من الموارد 

يتكون نظام تخطيط الاحتياجات من الموارد من نشاطين رئيسين في العمليات التصنيفية: إدارة المخزون والجدولة، والغرض الرئيسي من إدارة المخزون هو التأكد من المخزون من الخامات متاح في الوقت المطلوب للإنتاج.

وإن المخزون من المنتجات النهائية متاح لمقابلة احتياجات المستهلكين وأن تكلفة أمر الشراء وتكلفة الاحتفاظ بالمخزون تكون في الحدّ الأدنى لها. والجدولة تكمل إدارة المخزون فهي تحدد بالإضافة إلى المخزون من المنتجات النهائية، كفاءة استخدام الإمكانيات الإنتاجية وتقلل من الوقت العاطل وتسمح بصيانة المعدات.

أ – مدخلات تخطيط الاحتياجات من المواد:

هناك ثلاثة مدخلات أساسية لتخطيط الاحتياجات من المواد، جدول الإنتاج وتقرير المخزون وقائمة الموارد المطلوبة. جدول الإنتاج الرئيسي يحدد ما هي المنتجات النهائية المحتاج إليها ومتى تنشأ الحاجة إليها وهي مبنية على الأوامر والتنبؤ من النظام التسويقي الفرعي؛ قائمة المواد يتم إعدادها من الهندسة بناء على مواصفات المنتج ومن مبادئ التنظيم الهندسي، ومركز المخزون (من المواد) يعكس استلام المواد خلال العمليات كما يتم أيضاً الاحتفاظ بمعلومات التخزين عن المنتجات النهائية.

وكل مدخل من هذه المدخلات له مورد محدد في بعض النظم الفرعية الوظيفية، وعادة البرنامج الذي يستخدم في تخطيط الاحتياجات من المواد يحصل على المعلومات مباشرة من قاعدة البيانات حيث يتم تخزينهم كنتائج للعمليات التحويلية أو كمخرجات لنظم فرعية أخرى. هذه البيانات قد تستخدم في تطبيقات أخرى وتظهر في تقارير أخرى، ولكن نظام إدارة قاعدة البيانات يجعلهم متاحين في نموذج تخطيط الاحتياجات من المواد كما لو أنهم تم جمعهم خصيصاً لهذا الغرض.

ب-مخرجات نظام تخطيط الاحتياج من المواد:

لعرض هذا النموذج البسيط هناك ثلاث مخرجات أولية، تقرير بالأوامر الصادرة وتقرير بالأوامر المخططة والتغيرات الناتجة من إعادة جدولة الأوامر. تقرير الأوامر الصادرة عبارة عن تعليمات لإدارة المشتريات لطلب خامات، وتقرير الأوامر المخططة تخدم كإشارة لضرورة طلب الخامات المطلوبة وأي تغير في الأوامر المفتوحة عن طريق الإسراع أو الإبطاء ممكن أن يحدث عن طريق إعادة جدولة الأوامر.

ج-عمليات التشغيل والمعالجة لنظام تخطيط الاحتياجات من المواد:

يفترض أنّ كل نموذج يبنى على النماذج المحتفظ بها في بنك المعلومات للحصول على البرامج التطبيقية، وفي حالة نموذج تخطيط الاحتياجات من المواد فإن بيانات المخزون مثل الكمية المتاحة للاستخدام والكمية المطلوبة في الأوامر ووقت الإنتاج كلها تجمع مع الاحتياجات المجدولة لحساب كمية الخامات التي يتم طلبها وتوقيت هذه الأوامر، والنموذج النمطي للتخزين يمكن أن يستخدم لتحديد كمية أمر الشراء.

العمليـات التحويليـة 

تتطلب عمليات التحويل الفعلي للموارد إلى منتجات وخدمات، وبالرغم من أن العمليات هي حيث تتم الأنشطة من الإنتاج فهي بالفعل أحد النماذج البسيطة في نظام الإنتاج الفرعي لنظام المعلومات الإدارية، وبالطبع هناك الكثير من العمليات الإنتاجية ممكنة بالكامل أو ممكنة جزئيا. كما تستخدم أجهزة الرقابة الآلية أو أجهزة الإنسان الآلي، وعادة ما تكون العمليات التي تتم بالحاسب الآلي ليست سهلة وغير متعلقة بإنتاج نظم المعلومات الإدارية، وبالتالي لن تأخذ في اعتبارنا دور الحاسب الآلي في عملية الميكنة الكاملة.

أ-مدخلات العمليات:

يتسلم نظام العمليات الفرعي الأوامر والتنبؤ بالطلب من نظام التسويق الفرعي ويتسلم معلومات الميزانية من النظام الفرعي للتمويل ومعلومات تقيم المنتج من الهندسة الصناعية، ويتسلم نموذج النظام الفرعي للإنتاج معلومات تغذية مرتدة هامة كمدخلات من نموذج الرقابة على الجودة في شكل تقارير للجودة.

وبالرغم من أن هذه التقارير تظهر كوثائق في شكل نموذج الإنتاج الفرعي، إلا أنه تعتبر معلومات مرتدة الجودة تغذي مباشرة للنظام من خلال وحدات طرفية وأيضا التقارير الشفهية، وبالطبع عملية التصنيع لا يمكن السماح بتشغيلها بدون رقابة خلال الوقت المستنفذ لإعداد وتسليم التقارير المطبوعة بل يجب أن تصحح فوراً اكتشاف الانحرافات من معايير الجودة.

ب-مخرجات العمليات:

يعتبر جدول الإنتاج الرئيسي أهم مخرجات المعلومات الناتجة عن نظام العمليات، والذي وصف كمدخل لنظام الإنتاج الفرعي، ومخرج آخر من نموذج الإنتاج يتضمن تقارير عن عدد المنتجات النهائية والمستهلك من الموارد خلال إنتاج المنتجات. هذه المخرجات هي بيانات فعلية تتم مقارنتها مع المعايير أو البيانات التقديرية للرقابة الإدارية، بينما كل هذه المخرجات تخزن في قاعدة البيانات أو تستخدم من النماذج الأخرى والنظم الفرعية الأخرى كما إنها يتم تضمينها في التقارير المطبوعة للمديرين المستخدمين لها.

ج-تشغيل العمليات:

        البرامج الخاصة بإنشاء تقارير الإنتاج و المحافظة على سجلات الإنتاج تعتبر برامج بسيطة, كما أن الخاصية غير العادية في تشغيل العمليات هي تنوع وسائل المدخلات التي تؤخذ في الاعتبار, فالوقت الخاص بتشغيل الآلات قد يكون مدخل مباشر من سجل متصل مباشر بتشغيل الآلات والمواد المستخدمة يمكن الحصول عليها بملاحظة المعلومات المكتوبة على المواد ووقت العمال يمكن تسجيله بواسطة العمال على وحدات طرفية في موقع العمل, تحويل هذه الوحدات المختلفة التي يتم بواسطتها قياس الاستهلاك في شكل نقدي ممكن أن يتم بواسطة عامل نمطي للتكلفة.

الهندسة الصناعية 

قسم الهندسة سواء تم تصنيفه في إدارة الإنتاج كما هو متبع في هذا النموذج أو سواءاً تم تنظيمه في إدارة خاصة كما هو متبع في كثير من التنظيمات الصناعية الكبيرة يعتبر مسئولا بصفة رئيسية عن تصميم المنتج والتسهيلات الإنتاجية.

الهندسة الصناعية تعمل على اتصال وثيق مع التسويق عند التصميم المنتج ومع تخطيط الاحتياجات من المواد هي وغيرها عند تصميم التسهيلات الإنتاجية.

أ-مدخلات الهندسة الصناعية:

الهندسة تتضمن وظيفة البحوث والتطوير والتي قد تعتبر باهضه التكاليف إن لم يحسن الرقابة عليها، كما أن الميزانية تعتبر كمدخل آخر يحصل عليه من نظام التسويق الفرعي فإن الهندسة سوف تحصل على مدخلات بيئية متعددة في شكل التطويرات الحديثة في المواد والعمليات التصنيفية ومعايير الجودة والأمان وغيرها من نتائج الأبحاث.

ب-مخرجات الهندسة الصناعية:

نجد أن معظم المعلومات التي يتم معالجتها في الهندسة للأغراض الداخلية والاستخدام الهندسي إلا أن هناك عدة مخرجات أخرى لها فوائد هامة لباقي التنظيم، بيانات التكلفة توضع في تقارير لتسهيل الرقابة الإدارية. والمخرجات ذات العلاقة بالمنتجات متضمنة التصميم الذي يجب إتباعه في العمليات الإنتاجية وقائمة المواد التي يحتاج إليها نظام تخطيط الاحتياجات من المواد ومعايير الجودة التي يتم استخدامها في الرقابة على الجودة.

ج-عمليات التشغيل في الهندسة الصناعية:

من المعتاد أن الهندسة خصوصاً إذا كانت منظمة في إدارات خاصة بها سوف يكون لديها تسهيلات الحاسب، كما أنها تكون متضمنة في نموذج المعلومات الإدارية، كحد أدنى من الممكن توقع أن أفراد الهندسة يكون لديهم إمكانية الدخول لأجهزة الحاسب الصغيرة لإجراء الحسابات الهندسية والحسابات المتخصصون عندما يتطلب التقيين عرض لرسوم جغرافية معقدة وبعض عمليات التشغيل الفريدة من الضروري وجود أجهزة خاصة، ومن خلال اتصالات البيانات يمكن الهندسة استخدام قاعدة بيانات نظم المعلومات الإدارية ونماذج البنوك للتطبيقات الروتينية مثل التكاليف و لكن قد يؤدي لدى الهندسة قاعدة البيانات و نماذج البنك للتطبيقات الهندسية الخاصة.

الشحن و الاستلام

نموذج الشحن والاستلام متعلق مبدئياً بمعالجة التحويلات ومع هذا فهي مهمة وتتداخل مع عنصرين هامين من البيئة وهي العملاء والموردين.

أ-مدخلات الشحن والاستلام:

في هذا النموذج المبسط سوف نأخذ في الاعتبار نوعين فقط من المعلومات كمدخلات للشحن والاستلام، وهي تعليمات الشحن من نظام معلومات التمويل الفرعي، والفواتير من الموردين، هذا بالإضافة إلى المدخلات المادية وهي المواد المستعملة من الموردين.

ب-مخرجات الشحن والاستلام:

المعلومات المتعلقة باستلام المواد الخام وشحن منتجات النهائية ترسل من خلال قاعدة البيانات إلى تخطيط الاحتياجات من المواد لإدارة المخزون، فالعملاء يرسلوا الفواتير لتعكس شحن المنتجات أو ملاحظات عن مواعيد الشحن المتأخرة.

ج-عمليات الشحن والاستلام:

إن عمليات التشغيل في الشحن والاستلام كما هو متوقع عبارة عن أنشطة لمعالجة التحويلات تتكون إلى حدّ كبير من صيانة السجلات، وخاصة سجلات الأوامر غير المكتملة والتي ترسل فيها ملاحظات عن التأخير عن الموعد والتي يجب متابعتها للتأكد من عمليات الشحن لإحلال المخزون، كما أن هناك تطبيقات روتينية لمعالجة البيانات والتي يمكن تشغيلها من خلال اتخاذ أو اشتراك مختلف أجهزة التخزين وأجهزة المعالجة.

المشتريات

وظيفة المشتريات تعتبر امتداد لنظام تخطيط الاحتياجات من المواد ومن الممكن تضمينها في هذا النظام ما لم تكن هناك ضغوط تنظيمية للاحتفاظ بقسم مستقل للمشتريات، وكما هو واضح في النموذج فإن كل المدخلات لمشتريات الظاهرة في النموذج هي مخرجات لنظام تخطيط الاحتياجات المواد وتعليمات الأوامر المصدرة والأوامر المخططة والأوامر المعاد جدولتها والتي يتم معالجتها في أوامر المشتريات المصدرة لموردين للمواد الخام.

ويعتبر التداخل بين البيئة والموردين سبب آخر للمحافظة على نموذج المشتريات مستقل، كما أنّ نموذج تخطيط الاحتياجات من المواد يعتبر نموذج داخلي ولكن المشتريات تتطلب معلومات خارجية كثيرة عن نوع وجوده وأسعار وجدولة التسليم ومدى توافر المواد الخام التي يتم الحصول عليها من موردين المنظمة.

إن المشتريات تعتبر على درجة الخصوص تطبيق جيد لقاعدة البيانات وقد تحتاج إلى قاعدة بيانات خاصة للمشتريات في نظم المعلومات الإدارية.

رقابة الجودة

كما أن المشتريات متصلة بتخطيط الاحتياجات من المواد فإن رقابة الجودة على صلة وثيقة بالهندسة، وفي بعض التنظيمات تكون جزء من الإدارات الهندسية، والسبب في وضعها منفصلة في هذا النموذج لتعكس طبيعة التنظيم الذي يسعى لتجنب أي تعارض بين إنشاء ومعايير الجودة (بواسطة الهندسة) ومسؤولية الجودة (العمليات) ومسؤولية قياس الجودة (بواسطة مراقبة الجودة).

ونموذج رقابة الجودة يستخدم مجموعة من النماذج الإحصائية لتحدد خطة العينات وتنشئ حدود الرقابة لاختبار صفات المنتجات المختلفة، وطبقاً لنوع المنتج والصفات التي يراد اختبارها وقياسها قد يتم بطريقة أتوماتيكية بواسطة أجهزة تحكم آلية أو بطريقة يدوية، ونظراً لأن الاختبار قد يكون مدمر للعينة فإن استخدام التدخل الإحصائي مهم بالنسبة لرقابة الجودة.

السابق
تعريف وظيفة الإنتاج
التالي
مفهوم، أنواع وخصائص التسويق الالكتروني

اترك تعليقاً