علوم الإدارة

وسائل ومتطلبات الرقابة الفعالة ومعوقاتها

مكونات الثقافة التنظيمية

إن أداء وظيفة الرقابة الفعالة لا يمكن أن تعتمد على اسس غير علمية للقيام بها، ذلك ان نظام رقابي فعال يقاس بمدى نجاعة وقدرة الوسائل المستعملة في اكتشاف الأخطاء والانحرافات، ورغم اهمية تلك الوسائل فإنها تبدو غير كافية اذا لم تتوفر كل الشروط المنطقية والعملية لنجاحها.

وسائل الرقابة الفعالة

ان نجاح عملية الرقابة مرهون باستعمال وسائل متنوعة ومعطيات دقيقة، وبذلك تختلف الوسائل وتتنوع حسب الوظائف والمشاريع وحسب انواع الرقابة المراد القيام بها:

ففي عملية الرقابة السياسية التي يقوم بها البرلمان عادة على اعمال الحكومة فتتمثل في عرض الحصيلة السنوية للحكومة للمناقشة والمصادقة على الميزانية الأولية والتكميلية للدولة، مناقشة الحساب الختامي للميزانية او تشكيل لجان المراقبة حسب ما تنص على ذلك الدساتير.

والى جانب الرقابة السياسية هناك رقابة دستورية وهي تختلف كذلك حسب اختلاف الأنظمة، فهناك من يعهد بها إلى هيئة دستورية كالمجلس الدستوري أو إلى هيئة خاصة تقوم بمراقبة مدى دستورية القوانين، اما الرقابة القضائية فمن اهم وسائلها دعوى الالغاء ودعوى التعويض اما الرقابة الادارية فإنها قد تكون رقابة داخلية او رقابة خارجية.

فالرقابة الداخلية (الرقابة الذاتية) حيث تقوم الأجهزة الوصائية بمراقبة نشاطها، وتكون هذه المراقبة على الأجهزة والأعمال، فتكون على الأجهزة كالتوقيف المؤقت أو الحل وتكون على الأعضاء في حالة مخالفة أحدهم للقانون.

إقرأ أيضا:تعرف على النظريات الحديثة في الإدارة

اما الرقابة على الأعمال تتجسد عن طريق المصادقة والموافقة عليها من طرف السلطة الوصية، وكل القرارات الادارية المهمة يجب الرجوع فيها الى السلطة السلمية.

الى جانب ذلك هناك التفتيشات التي تقوم بها السلطة الوصائية سواء كانت المراقبة على الوثائق التي ترسل إلى السلطة الرئاسية او عن طريق بعث لجنة خاصة تقوم بعملية المراقبة في عين المكان.

اما الرقابة الخارجية فيقوم بها عادة جهاز مركزي او محلي مستقل على نشاط الادارة القانوني او المالي او المحاسبي ومن الأمثلة على ذلك مجلس المحاسبة، أو المفتشية العامة للمالية المراقبين المالين، والمحاسبين العموميين أما الوسائل الاكثر استعمالا هي:

1- الميزانيات التقديرية:

ان الميزانيات التقديرية بالنسبة للمشروع او بالنسبة للإدارة تستعمل كمعيار للرقابة لان هذه الميزانيات ترصد بها النتائج المتوقع تحقيقها اي النتائج التي يجب الحصول عليها عند نهاية المشروع، أما البيانات التي تشمل عليها الميزانيات التقديرية عادة هي المبالغ المرصودة للإنفاق والمبالغ المتوقعة للإيرادات ومبالغ الأرباح المتوقعة.

وان الاعتماد على الميزانيات التقديرية في عملية الرقابة تمكن المشرفين على العملية الادارية او المشروع من مراجعة الاعمال المؤداة خلال تنفيذ المشروع بشكل مستمر.

مما يسمح بإدخال التعديلات والتصحيحات الممكنة لجعل التنبؤات مطابقة تماما للواقع كما تمكن من اكتشاف الخطأ اثناء التنفيذ المشروع.

إقرأ أيضا:أنواع التخطيط والعوامل المؤثرة فيه

ولأهمية الميزانيات التقديرية في عملية الرقابة فإنها تحتاج الى خبرات فنية عالية ومعلومات واسعة وصحيحة عن جميع النفقات والايرادات والأعمال المراد انجازها، كما يتطلب تعاون جميع الجهات المسؤولة في الادارة حتى يتم اعداد ميزانية موفقة.

2- التقارير الدورية المرسلة الى الجهات الوصية:

من وسائل عملية الرقابة الادارية الاعتماد على التقارير الدورية التي ترسل من المرؤوسين إلى الرؤساء، لأنها تلعب دورا هاما في تسهيل مراقبة العمل الإداري بشكل فعال وان السلطة الرئاسية لا يمكنها أن تتعرف على سير العمل الإداري، الا إذا توفرت لديها المعطيات الكافية والملائمة والمفصلة عن كل دقائق العمل.

ولا يأتي ذلك الا إذا وضعت السلطة الرئاسية رزنامة ادارية مضبوطة تحدد فيها بدقة مواعيد ارسال التقارير عن مختلف الوظائف الادارية سواء كانت دورية أو شهرية وسنوية، وحبذا أن تلزم السلطة الرئاسية المرؤوسين ببعض النماذج المرسلة حتى لا يتم اغفال بعض المعلومات المهمة عن سير النشاط الإداري، والتي تساهم في عملية الرقابة.

حتى تكون هذه التقارير ناجعة يجب أن تخضع لبعض المواصفات منها:

  • السرعة في تبليغها خاصة إذا كانت متعلقة بحادث ما، او انجاز عملية ما، وان تكون في مواعيدها لان تأخر ارسالها قد يعرقل سرعة اتخاذ القرار الناجع والملائم للحالة محل الدراسة أو محل التبليغ.
  • سلامة ودقة المعلومات التي يحتويها التقرير لأن ذلك يساعد على كشف الأخطاء ومدی جسامتها وتأثيرها على العمل الإداري، الأمر الذي يساهم في اصلاح الخطأ وتدارك النتائج التي يمكن أن تنجز عنه.

3- تشكيل لجنة متعددة الاختصاصات:

إقرأ أيضا:الأساليب والنظريات الحديثة في صنع القرار واتخاذه

الى جانب الوسائل المذكورة يمكن ايفاد لجنة متعددة الاختصاصات للقيام بالتحريات الدورية إلى مكان النشاط الإداري، وعادة ما تكون هذه اللجان أو مصالح المراقبة تابعة مباشرة الى السلطات المركزية، ويكون عملها إما وفقا لبرنامج مسطر مسبقا او يكون حسب الحالات التي تستدعي من السلطات المركزية التقرب منها لمعرفة الوضعية السائدة او بناء على اضطرابات مهنية اجتماعية، او بناء على شكاوى تصل السلطات المركزية.

وبذلك تنتقل اللجنة المكلفة بعملية الرقابة إلى عين المكان، وتقوم بمراقبة جميع النشاط الاداري على مستوى كل الدوائر التي تقوم بذلك العمل منطلقة من جميع المستندات والوثائق والعمليات الادارية التي تم انجازها، وبناء على اقوال الموظفين القائمين بذلك النشاط.

وبذلك تقوم بدراسة كل الوثائق وتحليلها ومقارنتها بما قدم لها من امكانيات من طرف السلطة الوصية، ومدى مطابقة تلك النشاطات للقوانين والانظمة السارية المفعول.

وبعد انتهاء عملية المراقبة تقوم باتخاذ الاجراءات اللازمة ففي حالة كشف الانحرافات تقوم بتصويبها واعطاء العلاجات الخاصة بذلك والطرق الكفيلة الواجب اتباعها من اجل تفادي تلك الانحرافات وارساء نظام ونمط جديد للتسيير، اما في حالة وجود انحرافات بسيطة فان الجهة الوصية تقوم بتوجيه التعليمات والارشادات التي تفيد المرؤوسين باتخاذ الاحتياطات من اجل تفادي تلك الانحرافات، اما في حالة عدم وجودها فانه عادة ما يهنأ المرؤوس على المجهود الذي بذله من اجل اداء تسيير صحيح خالي من الانحرافات.

وحتى تكون لهذه اللجان فعالية يجب أن يكون اداؤها دوري وغير معلوم من المرؤوسين، وتكون تركيبتها متعددة الاختصاصات ومتجددة حتى لا تبقى نفس الوجوه التي اعتاد عليها الجميع، وأن تتوفر على جميع الامكانيات المادية المتطورة التي تسمع لها بأداء مهامها على أحسن وجه.

مما لا شك فيه أن الوسائل السابقة لعملية الرقابة لها قيمة وأهمية كبيرة في اداء العملية، ومع ذلك فإنها تبقى دائما بدون جدوى الا إذا دعمت بملاحظات السلطة الوصائية المباشرة إثر دراسة التقارير الناتجة عن العملية الرقابية واستخراج النتائج منها.

تلك الملاحظات يكون لها دور كبير في تأكيد مدى سلامة وسائل الرقابة المعتمدة او في الكشف عن نقاط ضعفها ومعالجة ذلك بوسائل أكثر منها نضجا ودقة وفعالية.

متطلبات الرقابة الفعالة

إذا كانت عملية الرقابة تلعب دورا هاما في كشف الانحرافات والاخطاء وتسمح للإدارة مراقبة نفسها قبل أن تراقب، اذ تعتبر عملية تقويم للنشاط الإداري المؤدي، كما انها تسمح بتفادي الاخطاء قبل وقوعها ووضع المقاييس الرشيدة والدقيقة من اجل تسيير فعال.

وتأسيسا على ما تقدم فان عملية الرقابة لا يمكن أن تصل الى الأهداف المرجوة منها، ولا تتحقق الا إذا توفرت فيها بعض الشروط والمتطلبات العلمية للرقابة ومن هذه الشروط:

1- اعتماد عملية الرقابة على الجوانب الايجابية كأصل عام سواء في اهدافها او وسائلها واساليبها مع مراعاة الجوانب النفسية والاجتماعية والتنظيمية للرؤساء والمرؤوسين الذين تشملهم عملية الرقابة.

ويجب أن تجرى عملية الرقابة في جو من الثقة و التفاهم مع اتاحة لكل من تقع عليهم الرقابة فرصة مناقشة نظامها ونقده وجعلهم يشعرون بفائدته، وان يعتبر مقياس الأداء عملهم وتحسينه وأن العملية تساهم في تقييمهم مما ينتج عنها ترقيتهم وليس مجرد محاسبتهم وتأديبهم.

وبذلك فان الاعتماد على هذه الجوانب تقتضي تجنب مزالق ومتاهات الجوانب السلبية للرقابة، ويكون ذلك باتباع اسلوب النصح والتنبيه على مواطن الخطأ والانحراف وأسبابه وطرق معالجته.

كما يجب استبعاد اسلوب الرقابة البوليسية الذي يرتكز على اسلوب تصيد الأخطاء وارهاب القائمين بالنشاط الاداري مما يقتل فيهم روح المبادرة والتجديد الامر الذي يؤدي إلى عواقب وخيمة متمثلة في جمود العمل الإداري وتنعكس نتائج عملية الرقابة من تحسين في الأداء الى ركود وخمول وتحيد عن تحقيق الهدف المسطر لها.

2- ان لا تكون عملية الرقابة مكلفة بمعنى ألا تنجر عنها تكاليف قد تفوق النتائج الإيجابية المتوقعة منها، لأن فوائد الرقابة تتوقف على كثير من المعطيات كأهمية النشاط المراد مراقبته وحجم الاعمال المنجزة والسلبيات التي تقع في حالة عدم القيام بهذا الرقابة والمساهمة التي تقدمها في تحسين النشاط الاداري.

3- ان يكون نظام عملية الرقابة بسيطا بعيدا عن التعقيد وان يكون واضحا وسهلا في استخدامه وان تكون أهدافه محددة لأنه كلما كان بسيطا في تطبيقه كلما قلت اجراءاته وقلت نسبة الخطأ في تنفيذه.

4- ان لا تكون أوجه الرقابة متعددة لأنه قد يعقد العملية الرقابية لان تعدد العملية يؤدي الى تعدد النتائج مما يصعب اتخاذ القرار ويشيع السلبية لدى السلطة الوصائية خوفا من الوقوع في الخطأ وذلك مما يشجع على الهروب من صنع القرار.

5- ان يكون النظام الرقابي يتميز بالموضوعية وذلك بالالتزام بمبادئ الحياد والاستقلالية والأمانة في كل مراحل واساليب العملية الرقابية، ويتحقق ذلك بوجود نظام قيمي واخلاقي في القائمين بعملية الرقابة.

وبذلك يجب أن يكون النظام الرقابي يتميز بالدقة والتجرد وعمق التحليل والتحصيل والتفسير للمعلومات ومقاييس الأداء حتى تكون عملية الرقابة علمية وموضوعية في تحقيق اهدافها.

6- ان لا تكون عملية الرقابة تفصيلية بدرجة حتى تخرج من مقصدها والهدف المرسوم الها، لأنها تقتل روح المبادرة لدى المرؤوسين والتقدير الشخصي للرؤساء، لأن التعمق في الجزئيات تجعل المسؤولين يولون اهتماما كبيرا للجزئيات البسيطة التي لا تؤثر على النشاط الإداري، وفي نفس الوقت يهملون هدفهم الأصلي والعمل المطلوب انجازه اضافة إلى كونها لا تنمي لدى الرؤساء والمرؤوسين الاتقان في العمل نتيجة لذلك الاهتمام.

7- أن يكون النظام الرقابي يتفق مع طبيعة التنظيم الإداري بمعنى أن يتلاءم مع تنظيم الادارة المزمع مراقبتها اخذا في ذلك بعين الاعتبار عدد مصالحها، مكاتبها، فروعها، عدد مستخدميها، الوسائل المسخرة لها من اجل القيام بنشاطها في أحسن الظروف، وليس هناك معوقات تحول بينها وبين تحقيق أهدافها، لأنه لا يمكن أن نقيم مصلحة ما إذا لم توفر لها الامكانيات اللازمة لذلك.

8- ان يتميز النظام الرقابي بالمرونة لأن ذلك يسمح باستخدامه استخداما فعالا والاستفادة منه في مختلف المجالات وفي الظروف غير المتوقعة منها، خاصة في حالات تبدل الخطط وفشلها.

اما في حالة عدم تميزه بذلك فانه يعجز بالقيام بالرقابة الادارية على أوجه النشاط المراقب، خاصة عندما يطرأ تغير للخطط الموضوعة او الظروف المحيطة بالنشاط الاداري.

بذلك فالمرونة تسمح بتكيف النظام الرقابي مع كل الظروف والانشطة الادارية مما يسمح بأدائها بكل سهولة وتحقق الهدف المنشود.

9- كما أن النظام الرقابي الفعال يتميز بتمكين المنفذين والمشرفين والمستخدمين العاديين بالقيام بأعمالهم دون مضايقة حتى لا يؤدي الى تأخير انجاز أعمالهم، حيث أن النظام الرقابي الفعال هو الذي يساهم ويساعد على تنفيذ العمل لا على تأخير تنفيذه.

وهذه الميزة تتطلب من القائمين بالرقابة عند وضع الخطة الرقابية الاقتصار على المراكز الرئيسة الهامة دون المراكز الفرعية، حتى لا تؤثر عملية الرقابة على وتيرة سير النشاط الاداري.

10- ان يكون النظام الرقابي مدعم بالوسائل والأساليب الحديثة لاكتشاف الأخطاء والانحرافات والعمل على تصحيحها في أسرع وقت ممكن، ولاياتي ذلك الا بتوفره على نظام معلومات جيد وفعال ومتعددة المصادر، لأنه كلما كان التحكم في المعلومات أكثر دقة وموضوعية كنا بصدد نظام فعال وايجابي، ومكن من تحقيق عملية الرقابة لأهدافها بصورة وقائية مما يقضي على الاثار السلبية والخطيرة لعملية استمرار وقوع الأخطاء والانحرافات في النشاط الاداري.

11- أن يكون النظام الرقابي مواكب التطورات الحديثة وذلك باعتماده على الوسائل الادارية الحديثة كنظم المعلوماتية الحديثة، ومصادر المعلومات المتعددة حتى يمكن الاستعانة بها في اداء العملية الرقابية، لان التحكم العلمي والفني في وسائل الرقابة يؤدي حتما إلى نظام رقابي فعال.

12- ان تكون عملية الرقابة على اعمال الادارة العامة الزامية وذات منظور مستقبلي ومدعومة بكل الضمانات السياسية والاقتصادية والقانونية والتنظيمية الفعالة لحماية هيئات وقيادات وعمال الادارة العامة والدولة.

13- أن يسمح النظام الرقابي بسرعة التبليغ عن المخالفات والانحرافات، وان يقدم تحليلا لها للوقوف على اسباب الانحراف ومواطن الضعف وطرق معالجتها واقتراح البدائل لها في حالة التأكيد من عدم صلاحياتها.

معوقات النظام الرقابي الفعال

إذا كان لنظام الرقابي شروطا ومتطلبات تجعل منه نظاما فعالا، هناك معوقات قد تعترض العملية الرقابية مما قد تتسبب في فشلها ولا تؤدي إلى الغاية المرجو منها، وبذلك فالتعرف على هذه المعوقات يكون وقاية للعملية الرقابية وذلك بتفاديها والتصدي لها ومن هذه المعوقات يمكن ذكر ما يلي:

  • عدم اعطاء الاهمية الكافية لعملية الرقابية خاصة إذا كان الرئيس يقوم بتلك العملية ليس حباء في تحسين النشاط الإداري، وانما لكونها اجراء يجب أن يقوم به دوريا او سنويا، بمعنى أن يكون هذا الاجراء مفروض عليه بموجب الانظمة التي تحكم سير الدائرة الادارية.
  • عدم الاقتناع بالأنظمة الجديدة التي يفرضها النظام الرقابي، او عدم الرغبة في بذل المجهود الإضافي الذي يقضيه القيام بالأنشطة الجديدة التي اهتدت اليها نتائج الرقابة.
  • عدم الثقة في المقاييس التي على اساسها يقاس النشاط الإداري، والشك في موضوعية المقاييس ودقتها تجعل من العملية الرقابية مجرد اجراء شكلي لا يخرج بأية نتيجة علمية.
  • تعدد صور الرقابة التي من شانها أن تفقد من فعاليتها لان بتعددها تتعدد المقاييس والنتائج، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى نتائج قد تكون متناقضة بحيث يصعب اتخاذ اي قرار رشيد على ضوء تلك النتائج. وبذلك إذا كانت صورة واحدة من صور الرقابة فان العامل لا يرى مانعا من الخضوع لها لان المقاييس تكون واحدة ونتائجها واحدة.
  • عدم كفاءة العناصر التي تقوم بالرقابة لأن ذلك قد يؤدي بهاته العناصر الى التطرق الى مجالات نشاط ليست بالأهمية من أن تراقب، وقد تولد كراهية شخصية لدى الأشخاص المراقبين، الأمر الذي يؤدي بهم الى اخفاء بعض الحقائق مما يؤثر على سير العملية الرقابية وبالتالي الخروج بنتائج غير صحيحة.
  • الخوف من العملية الرقابية والاعتقاد بان نتائجها تؤدي إلى معاقبتهم أو التخفيض من رتبهم مما يؤثر على أدائهم لعملهم ويصبح الاهتمام بالكم لا بالكيف والنتائج لا بدقتها وموضوعيتها، لأن الرقابة في هذه الحالة تكشف العامل ليس أمام نفسه فحسب ولكن ايضا امام الاخرين من المرؤوسين والزملاء والرؤساء.
  • عدم تدعيم الهيئة المكلفة بعملية الرقابية بالوسائل المادية والعلمية في أداء عملها مما يجعلها معتمدة كليا على الادارة محل الرقابة مما قد يؤثر في سير العملية الرقابية، وبذلك تجرى حسب اهواء الذين هم محل الرقابة لا كما يجب أن تكون هذه الرقابة.
السابق
تعريف وأهداف الرقابة الإدارية ومراحلها
التالي
18 وصفة سندويشات صحية، سهلة وسريعة

اترك تعليقاً